Het is essentieel om als organisatie Early Warning indicatoren te hebben. Indicatoren die vroegtijdig waarschuwen dat er iets verkeerd zit. Deze indicatoren zullen per instelling verschillen. Er zijn wel algemene, die voor alle instellingen gelden zoals bijvoorbeeld een liquiditeits rapportage of een rapportage omtrent de stand van het werkkapitaal. Eén keer per week enerzijds de banksaldi, debiteuren en indien van toepassing de voorraden inventariseren en anderzijds de crediteuren en overige kortlopende schulden. Een dergelijke rapportage kost misschien 5 minuten om op te stellen, maar geeft direct een signaal omtrent de financieel gezondheid. Behalve de actuele stand, geeft de trendontwikkeling over een langere periode direct een “early warning”.

Andere “early warnings” zijn bijvoorbeeld wachtlijsten, planning OK + spreekuren poli als “early warning” indicatoren voor productie. Of bed bezetting, gemiddelde doorlooptijd of ligduur als “early warnings” voor de te verwachten efficiency. Per instelling zullen deze verschillen. De kracht ligt in de beperking; hou het op een stuk of vijf maximaal.

Een bekende horeca keten heeft er twee: de omloopsnelheid per tafel en de dagomzet. De omloopsnelheid is een indicator van de benutting van de tafels, gemeten door het aantal bonnen te delen door het aantal tafels. Minder dan 8 bijvoorbeeld is een early warning dat er iets niet in orde is. Het doel is om elke tafel minimaal 8 x per dag te benutten, voor ontbijt (1), lunch (2), diner (2) en koffie/thee (3).

Woensdag werd er gewaarschuwd voor gladheid. Dat bleek erg mee te vallen. Op het laatste stukje weg naar huis zag ik wel op meerdere plaatsen auto’s vreemd in de berm geparkeerd staan. Bij een kruising was er ook politie ter plekke. De laatste bocht werd me bijna fataal…het bleek hier wel enorm glad! Al slippend, schuivend en remmend kon ik nog net een lantaarnpaal en tuinmuur ontwijken. Ik had een paar “early warning” indicators gemist bedacht ik me toen ik thuis was……